techSphere Projektbereich

Was ist techSphere Projekt-Kollaboration und was bietet es?

Die techSphere Projekt-Kollaboration ist kein kommerzielles Angebot. Das Projekt-Kollaboration-System ist ein auf collabtive, sowie php und sql basierendes Projektmanagement-System zum schnellen und unkomplizierten durchführen, überwachen und steuern von Projekten.

Funktion
	Unbegrenzte Anzahl von Projekten und Meilensteinen
	Unbegrenzte Anzahl von Aufgabenlisten und Aufgaben
	Unbegrenzte Anzahl von Mitgliedern mit Benutzerprofilen
	Rollenbasierte Zugriffsverwaltung
	Interner Nachrichtenaustausch und Messaging
	Dateiverwaltung
	Zeiterfassung
	Export vom Zeiterfassungsberichte und Aktivitätsprotokolle im PDF-Format
	Export vom Zeiterfassungsberichte und Aktivitätsprotokolle im Excel-Format
	Export vom Nachrichten im PDF-Format
	Export von Benutzerprofilen als vCard
	RSS-Feeds für Nachrichten und Aufgaben
	Synchronisierung von Kalendern via iCal-Export
	E-Mail-Benachrichtigungen
	Allgemeine und Schlagwortsuche anhand von Tags
	Basecamp-Import
	Multilingual

Registrierung
Um sich am techSphere Projekt-Kollaboration-System anmelden zu können ist eine Registrierung zwingend erforderlich.


Persönliche Zugangsdaten können über das Kontaktformular angefordert werden.

Einführung
Nach erfolgter Anmeldung befindet man sich auf dem sogenannten "Arbeitsplatz"


Der Arbeitsplatz biete einen Überblick über die Projekte, in welche der Benutzer involviert ist, einen Kalender mit anstehenden Meilensteinen sowie eine Übersicht der Benutzer, welche zum aktuellen Zeitpunkt ebenfalls online sind.

Sobald das gewünschte Projekt ausgewählt wird erhält man eine Übersicht aller projektrelevanten Informationen und Daten.


Hierzu gehören unter anderem:

• Eine Beschreibung des Projekts
• Das zur Verfügung stehende Budget
• Die verbleibende Projektdauer
• Der aktuelle Projektstatus

Dokumentation
Die zweite Übersicht stellt die Eingabemaske der Zeiterfassung für die Bearbeitung der einzelnen Projektaufgaben dar. (Dazu später mehr)


Zusätzliche werden alle in der letzten Zeit durchgeführten, geänderten und erstellten Aktivitäten innerhalb des Projekts in chronologischer Reihenfolge dargestellt.


Die Aktivitätenliste bietet eine schnelle Übersicht der neusten projektrelevanten Änderungen, sowie der Verantwortlichen.

Organisation
Ein Klick auf die im Kalender aufgeführten Meilensteine bietet eine Übersicht über den jeweiligen Meilenstein, sowie dessen aktuellen Status.


Gleiches gilt für die Aufgabenliste und all die darin enthaltenen Aufgaben.

Hinweis:
Der hierarchische Zusammenhang zwischen Meilensteinen, Aufgabenlisten und Aufgaben stellt sich wie folgt dar:

• Meilenstein 1


• Aufgabenliste 1


• Aufgabe 1
• Aufgabe 2

Controlling
Zur Protokollierung der Tätigkeit dient die Zeiterfassung. Hierzu wird der der Zeitpunkt des Bearbeitungsbeginns, sowie der Zeitpunkt des Bearbeitungsendes in die Zeiterfassung eingetragen. Zur besseren Nachvollziehbarkeit steht ein Kommentarfeld zur Verfügung, welches für etwaige Notizen, aufgetretene Komplikationen, Hinweise oder Ähnliches genutzt werden sollte. Anschließend muss den Eingaben noch die jeweilige Tätigkeit zugeordnet werden um die Eingabe der Zeiterfassung zu vollenden.


Anhand der Zeiterfassung wird ebenfalls das Budget berechnet, welches die Ressource (der Benutzer) bereits verbraucht hat. Dieses wird anschließend mit dem noch zur Verfügung stehenden Projektbudget verrechnet.

Achtung:
Dies kann nur dann geschehen, wenn der entsprechenden Personal-
ressource im Vorfeld auch ein Stundensatz zugeordnet wurde.
Hierbei ist es ebenfalls wichtig, dass eine einheitliche Währung
zur Berechnung des Stundensatzes verwendet wird.

Einen Überblick über die in der letzten Zeit verbuchten Aufgaben und Zeiten bietet der Punkt "Mein Profil". In diesem Bereich lassen sich ebenfalls detaillierte Informationen, sowie die erfassten Beschreibungen zu jeder durchgeführten Tätigkeit einsehen.


Durchführung
Nachdem eine Aufgabe abgeschlossen wurde und dies anhand der Zeiterfassung dokumentiert wurde, muss die Fertigstellung der Aufgabe im Bereich "Aufgabenlisten" bestätigt werden.


Nach Abschluss einer dem Projekt zugeordneten Aufgabe wird der Projektstatus entsprechend dem aktuellen Erreichungsgrad angepasst.


Sobald alle Aufgaben einer Aufgabenliste abgeschlossen sind, und deren Fertigstellung bestätigt wurde. Muss abschließend die Fertigstellung der Aufgabenliste bestätigt werden.


Diese wird nicht automatisch abgeschlossen, da im Projektverlauf gegebenenfalls zusätzliche Aufgaben entstehen können.

Sobald alle Aufgabenlisten abgearbeitet wurden wird der dazugehörige Meilenstein geschlossen.


Dies geschieht automatisch sobald alle Aufgabenlisten, welche dem Meilenstein zugeordnet sind abgearbeitet wurden und deren Fertigstellung bestätigt wurde.

Sobald eine Aufgabenliste oder Meilenstein komplett abgearbeitet wurde, wird dieses Ereignis automatisch von der Kalenderübersicht entfernt, sodass dieser nur wichtige und für das Projekt relevante Ereignisse darstellt.


Unter der Rubrik "Milestones" befindet sich die Auflistung aller Projektrelevanten Meilensteine, sowie eine detaillierte Darstellung aller dem Meilenstein zugeordneten Informationen und Aufgabenlisten.


In der Rubrik "Aufgabenlisten" werden alle Aufgabenlisten, sowie alle den Aufgabenlisten zugeordneten Aufgaben dargestellt. Zusätzlich enthält diese Rubrik eine detaillierte Darstellung der Aufgaben sowie deren Beschreibung.


Kommunikation
Für die interne Projektkommunikation können Nachrichten erstellt werden, welche sich den spezifischen Meilensteinen zuordnen lassen. Diese können ebenfalls wie angehängte Dateien (dazu später mehr) mit Tags versehen werden um den Projektbeteiligten eine effizientere und schnellere Suche zu ermöglichen.


Ebenfalls lassen sich den Projekten Dateien anhängen oder Projektspezifische Ablageordner erstellen. Für alle projektspezifischen Ordner und beigefügte Dateien lassen sich individuelle Benutzerrechte vergeben, sodass der Zugriff und die Sichtbarkeit bestimmten Benutzergruppen gewährt oder verweigert werden kann. Zusätzlich besteht die Möglichkeit Benutzer über neue zur Verfügung stehende Dateien zu informieren. Wie bereits bei den Nachrichten besteht auch hier die Möglichkeit hinzugefügte Dateien mit Tags zu versehen um den Projektbeteiligten eine effizientere und schnellere Suche zu ermöglichen.


Unter der Rubrik "Benutzer" werden alle dem Projekt zugeordneten Benutzer aufgelistet. Hier besteht ebenfalls die Möglichkeit benutzerspezifische Informationen, wie Firmennamen, E-Mail Adressen, Benutzer-Websites, Telefonnummern, Mobiltelefonnummern, Adressen, Postleitzahlen, Orte und Bundesländer abzurufen. Auch können jedem User Tags zugeordnet werden, anhand dieser den Projektbeteiligten eine effizientere und schnellere Suche ermöglicht wird.


Überblick
Die Rubrik "Meine Projekte" im Bereich "Arbeitsplatz" gibt ebenfalls einen schnellen Überblick über die momentan anstehenden Projekte eines Benutzers, sowie deren aktuellen Status und verbleibende Projektdauer.


Über "Meine Aufgaben" können aktuell angenommene bzw. zugeteilte Aufgaben verwaltet und eingesehen werden.


"Meine Nachrichten" biete eine Übersicht aller relevanter und in der letzten Zeit eingegangener Nachrichten, welche dem Benutzer von anderen Benutzern zugestellt wurden.



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Inhalt

Projekt-Kollaboration
   Funktion
   Registrierung
   Einführung
   Dokumentation
   Organisation
   Controlling
   Durchführung
   Kommunikation
   Überblick


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