techSphere

Die Informationsplattform für Management, Strategien und Konzepte

Initiieren von Projekten

Phasen der Projektinitiierung Share/Bookmark


Merkmale der Initiierungsphase

  • Die Initiierungsphase sollte als Akquisitionsphase des Projekts verstanden werden
  • Projektmanager eines Bereiches und des Geschäftsbereichs diskutieren gemeinsam das Vorgehen und bereiten sich auf die Projektfreigabe vor
  • Die Initiierungsphase endet mit einem Projektantrag und dessen Freigabe
Befolgt man den Initiierungsprozess, hilft dies bei der Vorbereitung des Projektplans und um die Freigabe des Projektantrags zu erhalten.
Zusätzlich können Checklisten helfen, Fehler und Fallen im Projekt-management zu vermeiden.
1. Handlungsbedarf prüfen
Einen einzigen klaren Anhaltspunkt, der ein neues Projekt anzeigt, gibt es nicht.
Häufig werden Projekte aufgrund eines Handlungsbedarfs in einer Abteilung (des Business Partners) ausgelöst. In den meisten Fällen formulieren die Business
Partner nicht nur Bedürfnisse, sondern skizzieren ebenfalls gleich mögliche Lösungen oder Produkte.
Neue Projekte können nicht nur von Funktionsbereichen initiiert werden, sondern auch von Organisationen. Bei Projekten, die von einem Funktionsbereich initiiert wurden, sollte versucht werden so schnell wie möglich mit der verantwortlichen Person in Kontakt zu treten. Je früher die Abteilung in die Initiierungsphase eines neuen Projekts miteinbezogen wird, desto früher und fundierter kann eine Einigung über den Scope (Umfang) des Projekts erzielt werden.
Es muss überprüft werden, ob das Vorhaben ein neues Projekt oder die Verbesserung/Instandhaltung eines existierenden Produkts ist. Dazu kann beispielsweise ein Projektentscheidungsbaum verwendet werden. Abhängig vom Ergebnis gibt es zwei Alternativen:

  • 1. Ergebnis = Projekt
Das Vorhaben ist ein Projekt und muss dementsprechend behandelt werden. Daher sollte mit den Initiierungsprozessen fortgefahren werden. Die Befolgung des Project Guides ist obligatorisch, aber der Umfang des Projektmanagements hängt von der Projektkategorie ab.

  • 2. Ergebnis = Verbesserung / Instandhaltung
Das Vorhaben muss nicht notwendigerweise wie ein Projekt behandelt werden (zum Beispiel: Wartungsanfrage oder kleine Verbesserungsanfrage). Sofern Richtlinien zur Instandhaltung und Wartung von IT-Systemen vorhanden sind, sollten diese verwendet werden. Optional kann der Project Guide hierzu verwendet werden.



2. Informationen für Planung sammeln
Wenn ein Handlungsbedarf entsteht, sollte zuerst untersucht werden, was der Initiative des Business Partners zugrunde liegt. Zum Beispiel:

  • Strategieanforderungen
  • Geschäftsanforderungen
  • Verbesserung des Portfolios
  • Rechtliche Themen/Anpassungen
  • Technologieanpassungen
  • Lösung von allgemeinen Problemen oder Verbesserungsvorschlag
Das Detailniveau der Projektplanung sollte auf der Kategorie des Projekts basieren
(A, B, C). Zu berücksichtigen sind auch, welche Informationen zur fehlerfreien Erstellung des Business Case benötigt werden. 
Achtung:
Bei der Budgetplanung muss auch das bereits durch die Initiierungs-
/Vorprojektphase aufgebrauchte Budget berücksichtigt werden.
Falls jemand bereits in dieser Phase eine Lösung oder ein Produkt 
vorschlägt – es ist noch zu früh, um sich festzulegen!
Häufig versuchen die Business Partner, Budget und Deadline zu
Beginn zu fixieren – aber zuerst muss der Scope des Projekts
vereinbart werden!
Bei großen Projekten der Kategorie A (vergl. Punkt 3) sollte über-
prüft werden, inwieweit die Initiierungsphase nicht in einem
eigenen Evaluierungsprojekt durchgeführt werden sollte.
3. Projektkategorie bestimmen
Abhängig von der jeweiligen Kategorie des Projekts gelten andere Mindestanforderungen für das Projektmanagement. Die aufgrund des Projektplans entsprechende Kategorie für das Projekt kann zum Beispiel mit Hilfe einer Projektkategorisierung bestimmt werden.
Die Ergebnisse der Projektkategorisierung können für weitere Projektmanagement-prozesse und für die Dokumentation verwendet werden. Zumindest die obligatorischen Dokumente müssen erstellt werden.

4. Business Case erstellen
Ein Business Case ist ein sehr wichtiges Element der Initiationphase. Ein Business Case untersucht insbesondere die finanziellen Aspekte, die die wirtschaftlichen Vorteile eines Projekts aus der Unternehmensperspektive - nicht aus der Projektperspektive aufzeigen. Häufig kann der Business Case nur vom oder mit dem Business Partner erstellt werden. Die IT ist zumindest an der Erstellung des Business Case durch Zulieferung von Informationen beteiligt. Eine Solide Business Case Analyse wird ein wichtiges Argument für die Projektfreigabe sein. Der Business Case kann auch verwendet werden, um über das Projektbudget zu diskutieren. Ein Business Case besteht hauptsächlich aus Vergleichen der Projektkosten - einmalige Kosten - mit dem erwarteten Nutzen des Projekts - Mehrwert minus laufende Kosten.
Herausforderung:
Die Schätzung der zukünftigen Kosten und des Nutzen ist nicht einfach und die Quantifizierung des Nutzens ist nicht immer möglich.
Der Business Case sollte ausgehend vom Scope, dem Budget und der Deadline berechnet werden und den gesamten Lifecycle betrachten. Untersucht werden sollte zum Beispiel:

  • organisatorische, prozessbezogene, operative, ... Auswirkungen des Projekts
    Wo und warum?
  • Schnittstellen zu und/oder Abhängigkeiten zu anderen Systemen, Projekten, ...
  • Nutzen, der durch das Projekt erzielt wird
  • Berechnung der Rentabilität
  • Prognose der Nachhaltigkeit des Konzepts
5. Projektplan erstellen

Schritt 1: Entwicklung des High Level Scope
Der Scope des Projekts ist zusammen mit dem Business Partner so detailliert wie möglich auszuarbeiten. Mindestens folgende Elemente sollten durchdacht und diskutiert werden:

  • Annahmen und Einschränkungen für das Projekt
  • Gründe für das Projekt
  • Projektziele
  • Alternativen für eine technische Lösung
  • Hauptprojektergebnisse
  • Themen, die nicht im Scope enthalten sind
  • Kriterien oder Zustände, bei deren Erreichung das Projekt abgeschlossen ist
Schritt 2: Vereinbarung des High Level Scope
Es ist eine Vereinbarung über den Scope in schriftlicher Form zu erzielen. 
Achtung:
Es sollte keine Zeit und Energie in weitere Planung investiert 
werden, wenn derScope noch unklar ist oder es nicht möglich ist,
eine Festlegung seitens des verantwortlichen Business Partners
auf einen bestimmten Scope zu erreichen. Es sollte erst fort-
gefahren werden, wenn eine formale Vereinbarung hinsichtlich des
Scope und Budget erreicht wurde.
Schritt 3: Berücksichtigung von Budget, Deadline, ...
Auf der Grundlage des Scope sollten nun geplant werden:

  • Passender Zeitplan - Ein Plan mit den wichtigsten Meilensteinen
  • Benötigte Ressourcen - Personal, Schlüsselressourcen, ...
  • Benötigtes Budget
Überprüfen der Auswirkungen der Projektanfrage auf Finanzierungsprozesse

  • Rechtliche Themen
  • Strategische Themen
  • Restriktionen der Business Partner
Darauf achten, dass eine Übereinstimmung zwischen Scope, Zeitplan und Budget erzielt wird. Folgendes sollte berücksichtigt werden:

  • Welche Möglichkeiten existieren, um das Budget, den Zeitplan und/oder den Scope anzupassen?
  • Was bevorzugen die Business Partner?
Darüber hinaus sollte folgendes festgelegt werden:

  • Grundlegende Qualitätsziele / -anforderungen
  • Risikobewertung
Schritt 4: Erstellung des High Level Projektplans
Der Projektplan ist mit den Ergebnissen aus Punkt 1 - 3 zu erstellen. Er sollte vor Weitergabe bzw. Abschluss auf Unstimmigkeiten geprüft werden.

6. Projektfreigabe beantragen
Ein Freigabe-Meeting mit den verantwortlichen und anfordernden Business Partnern und den betroffenen Stakeholdern ist nun durchzuführen, um die Zustimmung zum Projektplan und Projektantrag zu erhalten. Der Geschäftsbedarf, die Ziele und der Nutzen der Stakeholder, Planungsdaten - Meilensteine und Budget - sowie der Business Case (falls erforderlich) sollten vorgestellt werden. Danach sollte die formale Abnahme des Projektantrags dokumentiert werden.
Wenn der Projektantrag ferigegeben (bzw. der Projektauftrag erteilt) ist, sind Verantwortlichkeiten für die weitere Projektplanung - mindestens Projektmanager und -koordinator festzulegen. Kontaktieren Sie ebenfalls den zuständigen Finanz-Controller, um die Zustimmung zum bzw. Freigabe des geplanten Budgets innerhalb der Finanzprozesse wie der operativen Planung zu überprüfen.

zurück zum Beitragsanfang Share/Bookmark

Markieren Sie den Inhalt der Textbox und kopieren Sie ihn in Ihre Website