Prozessdefinition:1. Anforderungen an die Organisation analysieren
Identifiziert, dokumentiert und weist einzelnen Personen und Gruppen ihre Projektrollen, Verantwortlichkeiten und Beziehungen zu:
- Anforderungen an die Organisation analysieren
- Projektteam besetzen
- Rollen und Verantwortlichkeiten übertragen
- Fachlichen Trainingsplan entwickel
Rollenname | Bemerkung (Definition sowie weitere Details decken überwiegend die Sichtweise eines IT-Projekts ab) |
Projektleiter (PL) |
Steuerung des Gesamtprojekts |
Projektleitungsunterstützung (PLU) |
Unterstützt den Projektleiter bei der Verwaltung und Steuerung des Projekts |
Hauptverantwortlicher (HV) |
Vorsitzender des Steuerkreises mit besonderen Entscheidungsbefugnissen |
Steuerkreis (SC) (Steering Committee) |
Projektbegleitende Entscheidungsinstanz |
Sponsor | Person mit großem Einfluss auf die Stakeholder innerhalb und außerhalb des Projekts meistens der Hauptinvestor der Geschäftseinheit |
Weitere Entscheidungsgremien |
Abhängig von den Themen und aufgrund der Tragweite und Auswirkungen der Entscheidungsbedarfe sind ggf. weitere Entscheidungsgremien auf verschiedenen Ebenen einzurichten |
Kernteam-Mitglieder | Projektmitglieder, die dauerhaft und überwiegend im Projekt arbeiten und Teilumfänge oder Themen verantworten und steuern |
Quality Manager (QM) (Qualitätsmanager) |
Der Quality Manager ist verantwortlich für die Qualitätssicherung (QS) der Prozesse und Arbeitsergebnisse des Projekts (Produkte, Dienstleistungen, Geschäftsprozesse und Dokumente) |
Risikomanager (RM) |
Der Risikomanager erkennt und beurteilt Risiken im Hinblick auf den möglichen Schaden für das Projekt. Er leitet Maßnahmen zur Verringerung oder Vermeidung von Risiken ab und verwaltet diese |
Business Partner (Vertreter des Geschäftsbereichs) |
Als Business Partner wird normalerweise ein Vertreter des Geschäftsbereichs (BU) verstanden. Bei IT-Projekten kann es sich dabei auch um den Vertreter einer IT-Einheit handeln. Der Business Partner ist für die fachliche bzw. technische Seite verantwortlich und gehört damit zu den wichtigsten Stakeholdern. Als potenzielles Mitglied des Steuerkreises wird der Business Partner in die Entscheidungsprozesse eingebunden |
Auftraggeber / Auftragnehmer |
Auftraggeber und Auftragnehmer sind Parteien, die in einem rechtsgültigen Vertragsverhältnis zu einander stehen. Der Vertrag regelt die Rechte und Pflichten beider Parteien |
Dienstleister (Service Provider) |
Wird als zusätzliche (externe) Ressource dem Kernteam zugewiesen, oder er ist ein zeitlich befristeter Berater mit speziellem Fachwissen. Seine Aufgaben werden im Leistungskatalog (Statement of Work) oder über Service Level Agreements (SLA) beschrieben |
Projekt-Controller | Der Projekt-Controller unterstützt den Projektleiter sowohl bei der finanziellen Steuerung des Projekts als auch bei der frühzeitigen Erkennung von Chancen, Gefahren und Risiken des Projekts |
Achtung:
Abhängig vom Projekt, können Teammitglieder mehr als eine
Projektrolle wahrnehmen. Berücksichtigung der Empfehlungen in
Abhängigkeit von der Projektkategorie hinsichtlich der folgenden
Aspekte:
- zeitlicher Anteil, für den die festgelegte Projektrolle dem
Projekt zugeordnet werden soll
- Erfahrungsgrad, den die Projektrolle benötigt
- Aufgabentrennung nach dem "4-Augen-Prinzip"
Berücksichtigung der Definitionen bei der Festlegung der
Projektrollen:Kompetenzen | dem Mitarbeiter übertragene Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse (in Abhängigkeit von seiner Position) |
Verantwortungen | dem Mitarbeiter in seinen Rollen innerhalb der Organisation übertragene Pflichten, die mit der Erfüllung der Aufgaben verbunden sind |
Rechenschaftspflichten | vollständige Verantwortung für die zufrieden stellende Erledigung einer übertragenen
Aufgabe (Rechenschaftspflicht = Kompetenz + Verantwortung) |
Achtung:
Kompetenzen und Verantwortungen können (nach unten) delegiert
werden. Rechenschaftspflichten verbleiben üblicherweise beim
einzelnen Mitarbeiter. Ist eine Rolle noch nicht eingerichtet oder
der Rolle noch keine Person zugeordnet worden, dann muss der
Projektleiter die Verantwortung für die Aufgaben dieser Rolle
übernehmen.
4. Fachlichen Trainingsplan entwickeln
Personal Planung
Gute Team-Performance. Das Team ist voll ausgelastet und arbeitet die reguläre Stundenzahl. Überstunden oder Wochenendarbeit sind nicht erforderlich. Das Team ist angemessen qualifiziert und geschult. Personen scheinen zuversichtlich zu sein, dass die Projektziele erreicht werden. Teammitglieder bauen eine gute Teamatmosphäre auf.
Was zu tun ist:
Wie man ein Team zerstört (von Tom DeMarco)
- Die richtigen Leute bekommen
- Ihnen die richtigen Aufgaben zuweisen
- Die Motivation aufrechterhalten
- Feedback sammeln
- Ehrlich mit dem Team sein
- Verantwortlichkeiten und Ziele der Teammitglieder mit internen
- Zielvereinbarungen abgleichen
Defensives Management Den Teammitgliedern nicht vertrauen und alles kontrollieren, was sie machen Fragmentierung der Zeit Die Mitarbeiter an so vielen Projekten wie möglich teilnehmen lassen, so dass sich weder tiefe Beziehungen noch eingeschworene Teams entwickeln Räumliche Trennung Die Teammitglieder in verschiedenen Gebäuden unterbringen oder zumindest auf verschiedenen Stockwerken, so dass informelle Gespräche unmöglich sind Senken der Qualität Wenn eine Reduktion der Projektkosten notwendig ist, zuerst die Qualität des Produkts senken – das Team wird nicht mehr stolz auf ein hervorragendes Ergebnis sein, das es erreichen will Sinnlose Deadlines Deadlines setzen, die unmöglich erreicht werden können, um den Druck zu erhöhen - denn unter Druck können Leute schneller denken! Bürokratie Sicherstellen, dass Teammitglieder mindestens 30% der Zeit damit verbringen, sinnlose Dokumente zu erzeugen, die niemand jemals lesen wird, und diese sorgfältig archivieren
Lösen von Konflikten