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Personal Planung / Human Ressource Management

Projektpersonal Planung Share/Bookmark

Prozessdefinition:
Identifiziert, dokumentiert und weist einzelnen Personen und Gruppen ihre Projektrollen, Verantwortlichkeiten und Beziehungen zu:

  • Anforderungen an die Organisation analysieren
  • Projektteam besetzen
  • Rollen und Verantwortlichkeiten übertragen
  • Fachlichen Trainingsplan entwickel
1. Anforderungen an die Organisation analysieren
Die Projektorganisation hängt von mehreren Aspekten ab.
Wesentliche Abhängigkeiten sind:

  • Projektkategorie
  • Projektstrukturplan
  • Projektterminplan
  • Organigramm des Business Partners
  • Berichtsstrukturen
  • ...
Rollen im Projektmanagement

Rollenname Bemerkung (Definition sowie weitere Details decken überwiegend die Sichtweise eines IT-Projekts ab)
Projektleiter
(PL)
Steuerung des Gesamtprojekts
Projektleitungsunterstützung
(PLU)
Unterstützt den Projektleiter bei der Verwaltung und Steuerung des Projekts
Hauptverantwortlicher
(HV)
Vorsitzender des Steuerkreises mit besonderen Entscheidungsbefugnissen
Steuerkreis
(SC) (Steering Committee)
Projektbegleitende Entscheidungsinstanz
Sponsor Person mit großem Einfluss auf die Stakeholder innerhalb und außerhalb des Projekts meistens der Hauptinvestor der Geschäftseinheit
Weitere
Entscheidungsgremien
Abhängig von den Themen und aufgrund der Tragweite und Auswirkungen der Entscheidungsbedarfe sind ggf. weitere Entscheidungsgremien auf verschiedenen Ebenen einzurichten
Kernteam-Mitglieder Projektmitglieder, die dauerhaft und überwiegend im Projekt arbeiten und Teilumfänge oder Themen verantworten und steuern
Quality Manager
(QM) (Qualitätsmanager)
Der Quality Manager ist verantwortlich für die Qualitätssicherung (QS) der Prozesse und Arbeitsergebnisse des Projekts (Produkte, Dienstleistungen, Geschäftsprozesse und Dokumente)
Risikomanager
(RM)
Der Risikomanager erkennt und beurteilt Risiken im Hinblick auf den möglichen Schaden für das Projekt. Er leitet Maßnahmen zur Verringerung oder Vermeidung von Risiken ab und verwaltet diese
Business Partner
(Vertreter des
Geschäftsbereichs)
Als Business Partner wird normalerweise ein Vertreter des Geschäftsbereichs (BU) verstanden. Bei IT-Projekten kann es sich dabei auch um den Vertreter einer IT-Einheit handeln. Der Business Partner ist für die fachliche bzw. technische Seite verantwortlich und gehört damit zu den wichtigsten Stakeholdern. Als potenzielles Mitglied des Steuerkreises wird der Business Partner in die Entscheidungsprozesse eingebunden
Auftraggeber /
Auftragnehmer
Auftraggeber und Auftragnehmer sind Parteien, die in einem rechtsgültigen Vertragsverhältnis zu einander stehen. Der Vertrag regelt die Rechte und Pflichten beider Parteien
Dienstleister
(Service Provider)
Wird als zusätzliche (externe) Ressource dem Kernteam zugewiesen, oder er ist ein zeitlich befristeter Berater mit speziellem Fachwissen. Seine Aufgaben werden im Leistungskatalog (Statement of Work) oder über Service Level Agreements (SLA) beschrieben
Projekt-Controller Der Projekt-Controller unterstützt den Projektleiter sowohl bei der finanziellen Steuerung des Projekts als auch bei der frühzeitigen Erkennung von Chancen, Gefahren und Risiken des Projekts

Es ist eine Projektorganisation festzulegen, welche den Anforderungen des Projekts am Besten gerecht wird. Dabei ist zu Berücksichtigen, dass die Projektorganisation den Rahmen bildet, um aus Mitarbeitern aus verschiedenen Fachrichtungen oder Standorten ein erfolgreiches Team zu bilden. Beispiele und Erfahrungen aus vergleichbaren
Projekten sollten als Basis verwendet werden.

2. Projektteam besetzen
Auf der Basis des Personalbedarfsplans müssen qualifizierte und verfügbare Mitarbeiter gefunden werden. Bei der Verfügbarkeit ist die Einbindung der Mitarbeiter in aktuelle
Projekte (und der geplante Rückführungstermin) und in die Linienorganisation zu beachten. Bei der Qualifikation folgende Aspekte beachten:

  • Erfahrungen
  • Besondere berufliche Qualifikationen
  • Sozialkompetenzen
  • Erfahrungen im Projektmanagement
  • Frühere Projekte
  • Weitere Qualifikationen
Bei Lücken hinsichtlich der Verfügbarkeit qualifizierter Mitarbeiter, sollten die folgenden Möglichkeiten geprüft werden:

  • Kann der projektbezogene befristete Bedarf an zusätzlichen Mitarbeitern und / oder speziellen Qualifikationen (Experten) vom Lieferanten abgedeckt werden?
  • Kann der Fachbereich das Projekt mit den erforderlichen Ressourcen ausstatten?
  • Besteht die Möglichkeit, vorübergehend Ressourcen anderer Bereiche oder Geschäftseinheiten einzusetzen?
  • Gibt es Mitarbeiter, bei denen die benötigten Qualifikationen durch Trainingmaßnahmen kurzfristig aufgebaut werden können?
  • Besteht die Möglichkeit, externe Mitarbeiter zu beschaffen?
  • Sind Personaleinstellungen notwendig?
3. Rollen und Verantwortlichkeiten übertragen
Allen Projektteammitgliedern sind ihre Rollen und Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen gemäß der Projektorganisation zu übertragen und die Ressourcen den geplanten Aktivitäten zuzuweisen.
Achtung:
Abhängig vom Projekt, können Teammitglieder mehr als eine
Projektrolle wahrnehmen. Berücksichtigung der Empfehlungen in
Abhängigkeit von der Projektkategorie hinsichtlich der folgenden
Aspekte:
  • zeitlicher Anteil, für den die festgelegte Projektrolle dem Projekt zugeordnet werden soll
  • Erfahrungsgrad, den die Projektrolle benötigt
  • Aufgabentrennung nach dem "4-Augen-Prinzip"
Berücksichtigung der Definitionen bei der Festlegung der Projektrollen:
Kompetenzen dem Mitarbeiter übertragene Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse (in Abhängigkeit von seiner Position)
Verantwortungen dem Mitarbeiter in seinen Rollen innerhalb der Organisation übertragene Pflichten, die mit der Erfüllung der Aufgaben verbunden sind
Rechenschaftspflichten vollständige Verantwortung für die zufrieden stellende Erledigung einer übertragenen Aufgabe
(Rechenschaftspflicht = Kompetenz + Verantwortung)
Achtung:
Kompetenzen und Verantwortungen können (nach unten) delegiert
werden. Rechenschaftspflichten verbleiben üblicherweise beim
einzelnen Mitarbeiter. Ist eine Rolle noch nicht eingerichtet oder
der Rolle noch keine Person zugeordnet worden, dann muss der
Projektleiter die Verantwortung für die Aufgaben dieser Rolle
übernehmen.
4. Fachlichen Trainingsplan entwickeln
Sofern spezielle Trainingsaktivitäten benötigt werden, um individuelle Qualifikationslücken von Teammitgliedern zu schließen, folgende Aspekte beachten:

  • Qualifikationslücken müssen identifiziert und konsolidiert werden
  • Entlang des Projektplans ist zu klären, wann die fehlenden Qualifikationen benötigt werden
Trainingsanbieter sind festzulegen, Finanzierung der Trainingsmaßnahmen ist
zu klären:

  • Linienorganisation finanziert - grundlegender Trainingsbedarf als Bestandteil des allgemeinen Personalentwicklungsprogramms des Personalwesens
  • Projekt finanziert - Trainings, die für bestimmte Projektthemen benötigt werden
  • Lieferant finanziert - Trainings im Rahmen der Einführung eines Systems, das von einem externen Lieferanten entwickelt wurde

Tipps und Tricks

Personal Planung
Gute Team-Performance. Das Team ist voll ausgelastet und arbeitet die reguläre Stundenzahl. Überstunden oder Wochenendarbeit sind nicht erforderlich. Das Team ist angemessen qualifiziert und geschult. Personen scheinen zuversichtlich zu sein, dass die Projektziele erreicht werden. Teammitglieder bauen eine gute Teamatmosphäre auf.

Was zu tun ist:

  • Die richtigen Leute bekommen
  • Ihnen die richtigen Aufgaben zuweisen
  • Die Motivation aufrechterhalten
  • Feedback sammeln
  • Ehrlich mit dem Team sein
  • Verantwortlichkeiten und Ziele der Teammitglieder mit internen
  • Zielvereinbarungen abgleichen
Wie man ein Team zerstört (von Tom DeMarco)

Defensives Management Den Teammitgliedern nicht vertrauen und alles kontrollieren, was sie machen
Fragmentierung der Zeit Die Mitarbeiter an so vielen Projekten wie möglich teilnehmen lassen, so dass sich weder tiefe Beziehungen noch eingeschworene Teams entwickeln
Räumliche Trennung Die Teammitglieder in verschiedenen Gebäuden unterbringen oder zumindest auf verschiedenen Stockwerken, so dass informelle Gespräche unmöglich sind
Senken der Qualität Wenn eine Reduktion der Projektkosten notwendig ist, zuerst die Qualität des Produkts senken – das Team wird nicht mehr stolz auf ein hervorragendes Ergebnis sein, das es erreichen will
Sinnlose Deadlines Deadlines setzen, die unmöglich erreicht werden können, um den Druck zu erhöhen - denn unter Druck können Leute schneller denken!
Bürokratie Sicherstellen, dass Teammitglieder mindestens 30% der Zeit damit verbringen, sinnlose Dokumente zu erzeugen, die niemand jemals lesen wird, und diese sorgfältig archivieren

Lösen von Konflikten


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