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Scope Planung / Scope Management

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Prozessdefinition:
Definiert den Projekt-Scope (Projekt-Umfang) und schlüsselt ihn weiter auf als Basis für Vereinbarungen und die weitere Projektplanung:

  • Geschäftsbedarf analysieren
  • Scope Statement erstellen
  • Einigung über das Scope Statement erzielen
  • Projektansatz definieren
  • Projektstrukturplan (WBS) erstellen
  • Projektstrukturplan (WBS) abstimmen
1. Geschäftsbedarf analysieren
Verstehen, warum der Business Partner das Projekt durchführt. Gegenseitiges Einvernehmen hinsichtlich der zu Grunde liegenden Probleme und der Beweggründe für das Projekt. Welches spezifische Problem muss gelöst werden?
Kategorisierung der Gründe für das Durchführen des Projektes:

  • Geschäftsprozessoptimierung
  • Rechtliche Bestimmungen
  • Technologiewechsel
  • Kosteneinsparungen
  • Strategische Vorgaben seitens des Business Partners
Achtung:
Häufig bevorzugt der Business Partner schon eine bestimmte Lösung / 
ein bestimmtes Produkt! Es sollte genau geprüft werden, ob dies auch
die beste Lösung für das vorliegende fachliche Problem ist.
2. Scope Statement erstellen
Das Scope Statement ist ein wesentliches Projektdokument für die interne und externe Kommunikation. Das Scope Statement wird eingesetzt, um den Projektumfang:

  • zu definieren
  • zu dokumentieren
  • zu diskutieren
  • Einigung darüber zu erreichen
  • zu überprüfen und
  • zu steuern
Für alle Stakeholder ist das Scope Statement die Grundlage, um ein gemeinsames Verständnis hinsichtlich der Projektziele zu erreichen. Das Scope Statement sollte folgendes enthalten:

  • Management Summary
  • Gründe für das Projekt
  • Projektziele
  • Beschreibung der Projektergebnisse
  • Projektansatz
  • Allgemeine Bedingungen des Projekts
  • „Out of Scope“
Es sollte darauf geachtet werden dass alle definierten Ziele des Scope Statements SMART sind:

  • S pezifisch
  • M essbar
  • A ngemessen
  • R elevant
  • T erminiert
3. Einigung über das Scope Statement erzielen
Die Projekt-Stakeholder müssen der Definition des Projektumfangs vollständig zustimmen! Wenn dies nicht geschieht - Nicht mit dem Projekt fortfahren!
Wichtige Entscheidungen für das Projekt:

  • Wessen Zustimmung zum Projekt-Scope ist dringend notwendig?
  • Wie können die maßgeblichen Stakeholder überzeugt werden?
  • Wie kann die Zustimmung dokumentiert werden?
4. Projektansatz definieren
Der Projektansatz ist die “Strategie” für das erfolgreiche Erreichen der Projektziele. Der Projektansatz wird bestimmt durch:

  • die Projektziele
  • die Merkmale des Scope
  • die zu Grunde liegenden allgemeinen Annahmen und Einschränkungen
5. Projektstrukturplan (WBS = Work Breakdown Structure) erstellen
Ausgehend vom Projektansatz werden die erforderlichen Arbeitspakete definiert und strukturiert. Das Ergebnis ist der Projektstrukturplan (WBS). Der Projektstrukturplan enthält all die Aktivitäten, die notwendig sind, um das Projekt abzuschließen und die Projektergebnisse zu liefern. 
Achtung:
Alles was nicht im Projektstrukturplan (WBS) enthalten ist, ist auch
nicht Bestandteil des Projektes!
Der Projektstrukturplan beginnt auf der obersten Ebene mit den wichtigsten Arbeitspaketen. Herunterbrechen der Aufgaben für das „Projektmanagement“ als
eigenständige Arbeitspakete. Jedes (größere) zu erzielende Ergebnis in kleinere, leichter handhabbare Teile unterteilen. Die Unterteilung bis zum niedrigsten erforderlichen Detaillierungsgrad fortführen (Projektaktivitäten). Die Aktivitäten müssen so detailliert sein, dass der Aufwand geschätzt und die Verantwortlichkeiten zugeteilt werden können. Sicherstellen, dass das Projekt so detailliert durchstrukturiert ist, dass
der Projektstrukturplan die Aktivitäten zu 100% wiedergibt. Alle erforderlichen Skills pro Arbeitspaket/Aufgabe sind zu dokumentieren.

6. Projektstrukturplan (WBS) abstimmen
Erster Review des Projektstrukturplans durch das Projektteam. Überprüfung des Projektstrukturplanes auf Richtigkeit, Widersprüche, Vollständigkeit und Aktualität in Bezug auf die zeitlichen Bedingungen. Das Projektmanagement erfordert ebenfalls Arbeitspakete zur Abarbeitung einer Reihe von Aktivitäten. Prüfen, ob die Projekt-managementaktivitäten im Projektstrukturplan hinlänglich berücksichtigt sind.

Tipps und Tricks

Scope Statement
Ein gutes Scope Statement ist:

  • Eindeutig, nachprüfbar, realistisch, aktuell, präzise
  • Vollständige Zustimmung des Projekt-Stakeholder zum Scope Statement
Achtung:
Wenn nicht - nicht mit dem Projekt fortfahren!
Ein gutes Scope Statement enthält:

  • Projektgrund
    Warum will der Business Partner das Projekt?
  • Projektziele
    An welchen Projektzielen wird der Erfolg des Projekts gemessen?
    Was sind die Kriterien, um den Erfolg zu messen?
  • Projektergebnisse
    Was sind die wichtigsten Projektergebnisse?
    Was ist nicht im Scope des Projekts?
Regeln für den Projektstrukturplan (WBS)
WBS unterteilt die wichtigsten Arbeitspakete in kleinere, besser
steuerbare Aktivitäten. Alle nicht im Projektstrukturplan enthaltenen Aktivitäten, sind nicht Teil des Projekts. Die Verbindungen stellen 100% der Aktivitäten dar.
Die detailliertesten Aktivitäten stellen nicht mehr als 5 Arbeitstage Aufwand dar.

Abnahme
Für jedes Arbeitspaket sowie die grundlegenden Projektergebnisse ist ein Abnahmeverfahren vorhanden. Die Überprüfung des Scope (Scope Verification) muss mit der Qualitätssicherung Hand in Hand gehen.

Systemlebenszyklus

  • Entwicklung eines neuen Systems
  • Erweiterung eines bestehenden
  • Systems
  • Wartung
  • Projekttyp
  • Individualsoftware
  • Standardsoftware
  • Workflow/Workgroup
  • ...
Projektansatz
Es existieren unterschiedliche Ansätze für verschiedene Projektarten oder
verschiedene Phasen innerhalb des Systemlebenszyklus z. B: Prüfen Sie, ob es bereits einen bewährten Projektansatz gibt und passen Sie diesen, wenn nötig, Ihrem Projekt an.


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