Projektplan Entwicklung
Prozessdefinition:
Fasst alle Planungsdokumente zu einem einheitlichen und
schlüssigen Masterplan zusammen:
- Planungsdokumente konsolidieren und integrieren
- Change-Management-Prozess definieren und Zustimmung einholen
- Zustimmung für den Projekt-Master-Plan einholen
1. Planungsdokumente konsolidieren
und integrieren
Der Projektplan wird erstellt, indem die einzelnen Pläne jedes
Wissensgebietes
(Projektterminplan, Projektqualitätsplan, Kommunikationsplan, ...)
zusammengefasst werden.
Der Projektplan ist kein einzelner Plan, sondern die konsistente und
konsolidierte
Menge aller Einzelpläne aus den neun Wissensgebieten.
Während der Konsolidierung der einzelnen Pläne müssen alle
Aktivitäten (z.B.
Risikovermeidungsaktivitäten, Qualitätsmaßnahmen) mit dem
Projektterminplan in
Einklang gebracht und in diesen übernommen werden.
Es ist sehr wichtig zu prüfen, ob alle in den einzelnen Plänen
festgelegten Aktivitäten
im Projektstrukturplan (WBS - Work Breakdown Structure) enthalten sind.
Achtung:
Jede Aktivität, die innerhalb vom Risiko-Management, Kommunikations-
Management, Qualitäts-Management, etc. geplant ist, wird nicht
ausgeführt wenn sie:
- nicht im Projektstrukturplan enthalten ist
- nicht terminiert ist
- sie nicht mit Ressourcen ausgestattet wurde
2. Change-Management-Prozess
definieren und Zustimmung einholen
Für erfolgreichen Change-Management-Prozess ist
zu klären:
- Wer kann Change Requests erstellen und wann?
- Wie wird ein Change Request definiert?
- Welche Templates werden verwendet?
- Wie werden Change Requests bewertet/priorisiert und von wem?
- Wie wird die benötigte Zeit zur Analyse und Bewertung von Change Requests geplant?
- Wer entscheidet darüber, ob ein Change Request angenommen wird oder nicht?
- Wie werden Änderungen aktualisiert?
Definition Änderung (Change):
Eine Änderung (Change) ist jede Anpassung des Projekts, welche die
formelle Genehmigung des Kunden erfordert.
Für Änderungen kommen Anpassungen mit direkten Auswirkungen auf:
- den Projekt-Scope
- das angestrebte Qualitätsniveau
- Projektmeilensteine das Budget
Definition Korrekturmaßnahme (Corrective Action):
Eine Korrekturmaßnahme (Corrective Action) ist eine Anpassung des
Projekts, die keine formale Kundengenehmigung erfordert.
Dazu zählen insbesondere alle Aktivitäten:
- welche das Projekt wieder zurück in den Plan bringen
- welche keine Budgetüberschreitung verursachen
- Entscheidungen, die innerhalb der Verantwortlichkeit des Projekts getroffen werden können
Empfehlung zur Vermeidung von
Problemen beim Change-Management:
- Erreichung eines gemeinsamen Verständnisses über den vereinbarten und genau definierten Projekt-Scopes zu Beginn des Projekts
- Erzielen eines gemeinsamen Verständnisses des Änderungsmanagements
- Vorsehen von zusätzlichem Puffer im Projektterminplan für die Überprüfung auftretender Change Requests
- Treffen von speziellen Vereinbarungen für Change Requests, die erhebliche Ausgaben (Zeit und Kosten) für deren Analyse und Bewertung erfordern
3. Zustimmung für den Projekt-Master-Plan einholen
Meeting mit dem Steuerkreis vereinbaren, um die Zustimmung zum
Projektplan. einzuholen.
Nach der Genehmigung, muss der Plan wenn nötig aktualisiert
werden.
Nach der endgültigen Genehmigung werden alle Projektteammitglieder
und die jeweiligen Stakeholder über den Projektplan informiert:
- Projektplan allen Teammitgliedern zur Verfügung stellen und in der Projektakte archivieren
Achtung:
Es wird Änderungen innerhalb des Projekts geben. Die Herausforderung
liegt darin, den Projektplan im Verlauf des Projekts konsistent und
aktuell zu halten.
Projektplan Ausführung
Prozessdefinition:
Realisiert den Projektplan, indem die dort aufgeführten Tätigkeiten
ausgeführt werden:
- Aufgaben zuweisen
- Tätigkeiten ausführen
1. Aufgaben zuweisen
Vergabe von Arbeitspaketen an die jeweiligen Teammitglieder.
Beachtung folgender Punkte bei der Zuordnung von Arbeitspaketen:
- Das Arbeitspaket muss von der jeweils verantwortlichen Person klar verstanden werden
- Übergabe des Projektstrukturplans im Rahmen eines Briefings
- Aufzeigen der geplanten Dauer, des Zeitstrahles sowie der Berichtsweg für das jeweilige Arbeitspaket
- Qualitätsanforderungen und identifizierte Risiken aufzeigen
- Verantwortliche Person für das Arbeitspaket muss sich den Verbindungen zu anderen Arbeitspaketen bewusst sein
2. Tätigkeiten ausführen
Unterstützung der Teammitglieder bei der Ausführung der
Arbeitspakete.
Teammitglieder sollen sich für die Erledigung des jeweiligen
Arbeitspaketes
verantwortlich fühlen.
Achtung:
Parallele und voneinander abhängige Aktivitäten müssen koordiniert
werden eine zeitgerechte Fertigstellung von Arbeitspaketen sowie ein
angemessenes Reporting innerhalb der Projektorganisation als
Maßnahme des Projekt-Controllings sind sicherzustellen.
Teammitglieder, die an den gleichen oder an zusammenhängenden
Lieferungen arbeiten sollen sich in angemessenen Zeitabständen
treffen und sich über den Fortschritt austauschen. Probleme
bezüglich der Durchführung der jeweiligen Aufgaben sollen
kommuniziert und Gegenmaßnahmen ergriffen werden.
Projektplan Kontrolle
Prozessdefinition:
Koordiniert alle Änderungsprozesse. Es erhält bei auftretenden
Änderungen die Integrität des Projektplans. Der Prozess stellt
sicher, dass die Änderung einer einzelnen Planungsdimension in
allen anderen Planungsprozessen berücksichtigt wird:
- Alle Change Requests und Vorschläge für Korrekturmaßnahmen sammeln
- Auswirkungen von Änderungen analysieren und priorisieren
- Entscheidungen über Change Requests treffen
- Planungsdokumente aktualisieren
1. Alle Change Requests und Vorschläge für
Korrekturmaßnahmen sammeln
Sammeln der Change Requests und Vorschläge für
Korrekturmaßnahmen.
Entscheidung, ob es sich um einen Change Request oder um eine
Korrekturmaßnahme handelt.
Protokollierung von auftretenden Change Requests in einem
Template.
2. Auswirkungen von Änderungen analysieren und priorisieren
Analyse und Bewertung von Change Requests.
Dies kann großen Zeit- und Kostenaufwand bedeuten.
Achtung:
Einigung auf Person welche für Change Request zuständig ist, als
auch auf eine Methode zur Finanzierung der zusätzlichen Aufgabe.
Berücksichtigung der folgenden Punkte:
- Begründung
- Dringlichkeit
- Notwendige Maßnahmen
- Zugehörige Kosten
- Zugehöriger Nutzen
Überprüfung des Projektplanes hinsichtlich der möglichen Auswirkungen der Change Requests auf folgende Aspekte:
- Projektscope / Projektziel (Scope Management)
- Meilensteine (Zeit Management)
- Kosten-Baseline (Kosten Management)
- Quality Gates / Maßnahmen (Qualitäts Management)
- Projektrisiken (Risiko Management)
- Berichtwesen / Kommunikationsstruktur (Kommuikations Management)
- Teammitglieder / benötigte Qualifikationen (Personal Management)
- Lieferant (Lieferanten Management)
- Change Request angemessen analysieren
- nach Bewertung der Change Requests, müssen diese wie im Rahmen des Change Management Prozesses beschlossen und priorisiert werden
- Übermittlung der priorisierten Liste der Change Requests mit den Resultaten der Bewertung an die entsprechenden Entscheidungsträger
3. Entscheidungen über Change
Requests treffen
Ein Meeting mit allen erforderlichen Mitgliedern des Entscheidungs
Boards
ansetzen, in dem die eingegangenen Change Requests und die
entsprechenden Auswirkungen und Prioritäten präsentiert werden.
Entscheidung über jeden Change Requests erzielen:
- Angenommen
- Abgelehnt
- Verschoben
- ...
Kommunikation der Entscheidungen hinsichtlich der Change Requests an
alle
Stakeholder kommunizieren.
Detaillierte Information der Stakeholder über
notwendige Maßnahmen:
- Auswirkungen, was, wann, warum, durch wen, ...
- Dokumentation der Change Request Liste wie auch die getroffenen Entscheidungen in der Projektakte
- Akzeptierte Change Requests führen zu Änderungsaufträgen, welche im Rahmen der Projektplanentwicklung beachtet werden müssen
4. Planungsdokumente aktualisieren
Ein Projektplan präsentiert sich in mehreren Einzelplänen.
- Verwenden eines Change Request Templates als Referenzdokument und jeden einzelnen Plan entsprechend den Resultaten der Bewertung der Change Requests aktualisieren
- Überprüfung der Konsistenz der aktualisierten Einzelpläne gegen den Gesamtprojektplan
Falls sich die Änderungen nur auf die Einzelpläne auswirken, kann von
einer Aktualisierung des Projektplans abgesehen werden.
Zum Beispiel:
- kann sich der Projektterminplan geändert haben, aber die Meilensteine bleiben gleich
- können sich Qualitätsmaßnahmen geändert haben, aber die Quality Gates bleiben gleich
- kann sich die Kosten-Baseline geändert haben, aber das Projektbudget bleibt gleich
Achtung:
Aktualisierte Einzelpläne und die Auswirkungen auf den Projektplan
dem Projektteam zur Verfügung stellen.
Tipps und Tricks
Puffer sind nicht
gratis
Die intelligente Integration von Puffern in den Projektterminplan
ist
ausschlaggebend für die Einhaltung der vereinbarten Meilensteine.
Puffer sind zusätzliche Ressourcen, um unvorhergesehene
Probleme während des Verlaufs des Projekts zu bewältigen, wie
zum Beispiel
falsche Aufwandschätzungen,
Gegenmaßnahmen bezüglich nicht identifizierter Risiken, oder
notwendige Korrekturmaßnahmen, um das Projekt wieder auf den
richtigen Weg zu bringen.
Puffer haben nicht nur Auswirkungen auf die Zeit Planung, sondern
auch die Personal Planung, und als Folge davon auch auf die
Kosten Planung
Wie viel Puffer benötige ich in meinem
Projekt?
Es gibt kein Patentrezept!
Als Faustregel
Je genauer Scope und Anforderungen des Projekts definiert werden
je sicherer Sie sind, dass alle Pläne korrekt sind
desto weniger Puffer wird benötigt.
Wenn Termindruck aufkommt, führen fehlende oder zu knapp
kalkulierte Puffer häufig zu Abstrichen bei den Anforderungen oder
sogar der Qualität.
Planungstechniken für das Hinzufügen
von Puffern
| |
Einen konstanten
Risikozuschlag (z.B. 20%) zu jeder Aktivität addieren |
Verlängerung einzelner Aktivitäten
(nichttransparente
Puffer) |
Verlängerung einzelner
Aktivitäten durch darauf
folgende Pufferaktivität |
| Pro |
Einfach zu bewerkstelligen, da keine detaillierte
Analyse der Puffer notwendig ist |
Ausgewählte Aktivitäten werden
einzeln behandelt.
Ressourcenbedarfe und
zugehörige Kosten werden geplant |
Ausgewählte Aktivitäten werden
einzeln behandelt.
Ressourcenbedarfe und
zugehörige Kosten werden geplant |
| Kontra |
Alle Aktivitäten werden gleich
behandelt, unabhängig von den
verfügbaren Qualifikationen, der
Genauigkeit der Planung, ...
Gesamtkosten steigen um den
gewählten Prozentwert |
Der Puffer ist nicht erkennbar (nicht
einmal für das Projektteam) |
Puffer sind auch für den Kunden
erkennbar! Ehemalige Nachfolger
der verlängerten Aktivitäten
müssen zu Nachfolgern der
zugehörigen Pufferaktivität
gemacht werden |
| Anwend-barkeit |
Vermeiden Sie diese (leider häufig
verwendete) Methode |
Verwenden Sie diese Methode
wenn möglich und wenn Puffer vor
dem Kunden versteckt werden
sollen |
|
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